Al ser el corazón de la memoria del país, la Biblioteca Nacional de Colombia está en constante crecimiento y diariamente recibe publicaciones por distintos mecanismos, entre ellos el depósito legal. En consecuencia, desarrolla estrategias preventivas que ayudan de manera eficiente a prever, mitigar y controlar los diferentes factores que pueden incidir de forma negativa sobre los documentos. El plan de conservación preventiva brinda una cobertura general sobre los documentos desde el ingreso al edificio hasta su almacenamiento y préstamo al usuario.
Este plan es desarrollado de forma colectiva por los bibliotecarios y usuarios de la institución, mediante la transmisión y adopción de buenas prácticas de uso y manipulación de los documentos, y contempla las siguientes acciones:
- Adecuación y mantenimiento físico de la edificación.
- Acompañamiento técnico a la administración de la Biblioteca Nacional de Colombia para la toma de decisiones propias de la seguridad industrial y salud ocupacional que afectan al edificio y al personal.
- Acompañamiento profesional a los grupos de trabajo de la Biblioteca Nacional de Colombia y, en especial, a las reservas técnicas, para la correcta gestión de la conservación documental, así como de la salud ocupacional de quienes interactúan con las colecciones.
- Equipamiento adecuado para el almacenamiento de colecciones en las reservas técnicas.
- Formación y sensibilización para el personal de la Biblioteca Nacional de Colombia y demás bibliotecarios del país.
- Manejo constante y programado para el control de plagas: saneamiento documental y locativo de espacios físicos.
- Manejo del control biótico de toda documentación que ingresa por primera vez al edificio, en especial aquella proveniente de compras o donaciones patrimoniales.
- Manejo constante y programado para la atención de emergencias que afecten las colecciones y sus espacios de custodia.
- Mantenimiento y limpieza programada para las colecciones.
- Mejoramiento de la calidad de aire en reservas técnicas, salas de consulta y oficinas técnicas, a través del desarrollo de planes de saneamiento y desodorización para mitigar impactos por polvo, polución, carga bacteriana y otros contaminantes atmosféricos.
- Monitoreo y control del entorno ambiental para evitar y mitigar daños por humedad, temperatura e iluminación inadecuados.
Los trabajadores de la Biblioteca Nacional de Colombia son los guardianes de los bienes bibliográficos y documentales de la nación. Por tal razón, deben proteger su salud porque cuidándose, cuidan también a los usuarios, la Biblioteca y sus colecciones.
Desde 2018, se realizan campañas internas para fomentar y mantener hábitos de conservación preventiva, en las que se enseñan, entre otros temas:
- La incidencia de los hábitos de higiene, el uso adecuado de elementos de protección personal y el consumo de alimentos, en la calidad del aire, el cuidado del medio ambiente y la prevención de enfermedades.
- Hábitos adecuados de manipulación y almacenamiento de los documentos, utilizando los elementos de protección personal (EPP).
- La conservación colaborativa como estrategia de conservación de la salud humana y la preservación de los acervos patrimoniales, el mobiliario y las edificaciones.
- La preservación de los activos digitales de información con orden y seguridad.
En 2020, la campaña «Con SOLES me cuido y cuido la Biblioteca» buscó incentivar el cuidado de la salud de los trabajadores y usuarios, así como la conservación de los bienes patrimoniales, haciendo énfasis en las pautas para el almacenamiento y la manipulación de los acervos en custodia de la Biblioteca Nacional de Colombia, la bioseguridad y la preservación digital. Como resultado de esta campaña, se han puesto a disposición de todos los interesados en la conservación de colecciones en bibliotecas distintos documentos y videos de interés sobre estos temas.
Informes de condiciones ambientales
Los informes técnicos sobre las condiciones ambientales del edificio de la Biblioteca Nacional de Colombia abordan distintos aspectos como la calidad de aire de sus espacios y parámetros físicos como la humedad relativa, temperatura e iluminancia que presentan las diferentes áreas y reservas técnicas. Estos informes se desarrollan en el marco el plan de conservación preventiva, programado anualmente para conseguir la estabilidad en las condiciones ambientales del edificio y la conservación de las colecciones que alberga.
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